Por que não existe uma resposta universal
Procure "vale mais a pena comprar ou alugar impressora" e você vai encontrar duas respostas categóricas, geralmente escritas por quem vende uma das duas modalidades. Nenhuma das duas serve, porque a conta muda conforme quatro variáveis da sua operação — e essas variáveis não estão no catálogo.
Este artigo não conclui por você. Ele monta a comparação que você precisa fazer, com as variáveis que costumam ficar de fora.
Os quatro custos que compõem o TCO
TCO significa custo total de propriedade: tudo que o equipamento custa da assinatura do contrato até a saída dele da sua operação. A maioria das comparações olha só o primeiro dos quatro componentes.
1. Custo de aquisição ou mensalidade
Na compra, é o valor do equipamento. Na locação, é a soma das mensalidades ao longo do contrato. É o único número que aparece nas duas propostas, e por isso é o único que costuma ser comparado — o que já invalida a maior parte das comparações.
2. Custo de manutenção e peças
Na locação, está embutido na mensalidade e é zero como despesa adicional. Na compra, é uma variável: baixo durante a garantia, crescente depois. Peça de desgaste em equipamento de produção não é evento raro — é item de rotina numa máquina que roda centenas de milhares de páginas por mês.
Para estimar, você precisa de dois dados que o fornecedor deve informar: a lista de peças de desgaste com a vida útil de cada uma, e o preço delas.
3. Custo do capital imobilizado
É o item que quase nunca entra na conta. O dinheiro usado na compra deixa de estar disponível para outra coisa — capital de giro, uma segunda máquina, uma dívida mais cara que poderia ser quitada.
Isso não torna a compra errada. Só significa que comparar o preço à vista com a mensalidade, sem considerar o que o capital renderia ou economizaria em outro lugar, favorece artificialmente a compra.
4. Custo da indisponibilidade
Quanto custa um dia de máquina parada na sua operação? Esse número raramente está calculado, e é o que costuma inverter a decisão quando aparece.
Ele depende de quanto você fatura por dia com aquele equipamento, de existir ou não uma segunda máquina que absorva a produção, e de quanto tempo leva entre o chamado e o técnico na frente da máquina. Um SLA contratual de 24 a 48 horas transforma esse risco em número conhecido; sem contrato, ele é indefinido.
O erro mais comum: comparar mensalidade com preço à vista
A comparação que aparece com mais frequência é esta: multiplica-se a mensalidade pelos meses do contrato e compara-se com o preço de compra. Quando o total da locação passa o preço à vista, conclui-se que comprar é melhor.
A conta está incompleta em três pontos. Primeiro, ela põe do lado da locação custos que na compra existem mas não foram somados — manutenção, peças e suprimentos. Segundo, ignora o valor do capital ao longo do período. Terceiro, atribui ao equipamento comprado um valor residual que só se realiza se ele for efetivamente vendido, pelo preço estimado, no fim do período.
A comparação correta soma os quatro componentes dos dois lados, no mesmo horizonte de tempo.
Cinco perguntas que decidem
Antes de qualquer planilha, responda estas cinco. Elas costumam resolver a decisão sem que a conta precise ser fechada:
- Seu volume mensal é estável? Se oscila muito entre meses, uma franquia de páginas dimensionada corretamente absorve a variação melhor que um ativo comprado para o pico.
- Você consegue prever seu volume daqui a três anos? Se a resposta é não, comprar significa apostar. A locação permite trocar de modelo dentro do contrato.
- Quanto custa um dia parado? Se o número for alto, o SLA contratual vale mais que a posse do equipamento.
- Existe equipe técnica interna? Sem ela, todo chamado é serviço contratado, e o custo de manutenção da compra sobe.
- O capital tem uso alternativo? Se o dinheiro da compra resolveria outro gargalo do negócio, o custo de imobilizá-lo é real, mesmo sem aparecer em lugar nenhum.
Quando cada modelo tende a vencer
Com os quatro custos somados e as cinco perguntas respondidas, o padrão que costuma aparecer é este.
A compra tende a vencer quando o volume é estável e previsível por vários anos, existe equipe técnica ou contrato de manutenção já estabelecido, o equipamento vai operar bem abaixo do teto de volume — o que prolonga a vida útil e adia as trocas de peça — e o capital não tem uso alternativo melhor.
A locação tende a vencer quando o volume cresce ou oscila, quando o custo de indisponibilidade é alto, quando não há equipe técnica interna, ou quando a tecnologia do equipamento tende a mudar dentro do horizonte de uso — caso de operações que dependem de cores especiais ou automação de cor.
Se você quer os detalhes contratuais de cada modalidade, eles estão nas páginas de locação e de venda. Este artigo é sobre o método; aquelas são sobre as condições.
O próximo passo
Se o volume é a variável que você ainda não tem medida, comece por aí: o cálculo do custo por página exige o mesmo levantamento e entrega um número que serve tanto para esta decisão quanto para orçar trabalhos.
E se a dúvida ainda é qual equipamento, e não qual modalidade, o comparativo dos seis modelos parte de volume e gramatura — os dois critérios que eliminam mais opções de uma vez.