Por que quase ninguém calcula certo
Pergunte a um dono de gráfica rápida quanto custa a página impressa e a resposta virá rápido: o preço do toner dividido pelo rendimento declarado. É a conta que dá para fazer de cabeça, e é justamente por isso que ela é a mais usada.
O problema é que ela responde outra pergunta. Ela informa o custo do consumível, não o custo da página. A diferença entre os dois números costuma ser grande o suficiente para transformar um trabalho lucrativo em prejuízo, especialmente em tiragem longa, onde o erro se multiplica.
As seis variáveis da conta
Um custo por página completo tem seis componentes. Os dois primeiros quase sempre entram; os quatro seguintes quase nunca.
1. Consumível
Toner, revelador e demais insumos de imagem. O cálculo direto é o preço do item dividido pelo rendimento em páginas.
A armadilha está no rendimento declarado: ele pressupõe uma cobertura de página padrão, normalmente 5% por cor. Trabalho gráfico real raramente tem 5% de cobertura — um folder colorido chega fácil a 40%. Se você usa o rendimento de catálogo sem ajustar pela sua cobertura média, o custo real pode ser várias vezes o calculado.
2. Equipamento
Se locado, é a mensalidade dividida pelo volume mensal. Se comprado, é a depreciação: valor de aquisição menos valor residual estimado, dividido pelo total de páginas previsto para a vida útil.
Note que na compra esse componente cai conforme você imprime mais — o custo fixo se dilui. Na locação, ele é constante por página dentro da franquia. É por isso que operações com volume muito acima do previsto tendem a se beneficiar da compra, e o contrário na locação.
3. Manutenção e peças de desgaste
Cilindros, fusores, correias, rolos de alimentação. Cada item tem vida útil declarada em páginas, o que permite calcular a contribuição por página: preço da peça dividido pela vida útil dela.
Some todas as peças de desgaste do equipamento. Em contrato de locação com manutenção inclusa, este componente já está dentro da mensalidade e não deve ser somado duas vezes.
4. Papel
Entra ou não conforme o que você está calculando. Para comparar equipamentos, deixe fora — o papel é o mesmo nos dois. Para orçar um trabalho, entra obrigatoriamente, e com o desperdício incluído: as folhas de acerto de cor no começo da tiragem são papel comprado que não vira produto.
5. Refugo
Toda tiragem produz páginas descartadas: acerto de cor, atolamento, erro de imposição, reimpressão por reclamação. Esse percentual é medível e costuma ficar entre valores que só a sua operação conhece.
O refugo consome consumível, peça e papel sem gerar receita. Ignorá-lo subestima o custo real de forma proporcional à sua taxa de erro — quanto pior a operação, maior o erro na conta.
6. Energia e ocupação
Componentes menores, mas não nulos em equipamento de produção rodando em turno. Se o objetivo é comparar dois equipamentos com consumo declarado muito diferente, vale incluir. Se é orçar um trabalho, costuma ser desprezível diante dos demais.
A fórmula
Reunindo os componentes, o custo por página fica:
Custo por página = (consumível ÷ rendimento ajustado) + (mensalidade ou depreciação ÷ volume) + (soma das peças ÷ vida útil de cada uma) + papel + energia, tudo dividido por (1 − taxa de refugo).
A divisão pela taxa de refugo no fim é o passo que mais gente esquece. Ela existe porque, se 5% da produção é descartada, cada página boa precisa absorver o custo das páginas perdidas. Somar o refugo como parcela adicional dá um número menor que o correto.
Quatro erros que distorcem o resultado
- Usar o rendimento de catálogo sem ajustar a cobertura. É o erro de maior impacto. Meça a cobertura média dos seus trabalhos e ajuste o rendimento proporcionalmente.
- Somar manutenção num equipamento locado com manutenção inclusa. Duplica um custo que já está na mensalidade.
- Calcular sobre o volume que o equipamento aguenta, não sobre o que você imprime. Dilui o custo fixo por um número que não acontece, e o resultado fica artificialmente baixo.
- Ignorar a diferença entre página e clique. Frente e verso pode contar como uma página ou como dois cliques, conforme o contrato. Confirme antes de comparar propostas.
Como usar o número depois de calculado
Com o custo por página real em mãos, três coisas mudam na operação.
Você passa a orçar sem margem de segurança arbitrária. A margem que hoje protege contra o desconhecido pode virar competitividade ou lucro, conforme a decisão for sua.
Você consegue comparar equipamentos de verdade. Uma máquina mais cara com custo por página menor se paga a partir de um volume que agora dá para calcular — e você descobre se o seu volume chega lá.
E você identifica trabalhos que dão prejuízo. Tiragem curta com muita cobertura costuma ser o caso: o custo de acerto se dilui em poucas páginas e o consumível é alto. Sem o número, esses trabalhos passam despercebidos.
Se o levantamento revelar que o equipamento atual não é adequado ao seu perfil, o comparativo dos modelos organiza as opções por volume e gramatura. Se a dúvida for sobre a modalidade de contratação, veja locação ou compra.